Slimmer werken met de 5S methode

Hoe ziet jouw werkplek eruit? Opgeruimd of is het één grote chaos? Heb je dan wel eens gehoord van de 5S-methode?  In dit artikel delen we wat de 5s-methode inhoudt en waarom je slimmer werkt door een nette werkplek. 

De 5S methode
De methode van 5S komt uit Japan en wordt gebruikt om je werkplek netjes te maken en te houden. Uit onderzoek blijkt namelijk dat je beter functioneert en overzicht kan bewaren in een opgeruimde omgeving. 

Met een schoon bureau werk je ook slimmer. Zo raak je minder snel afgeleid. Én tegelijkertijd zorgt het voor meer rust en structuur. 

De 5S methode staat voor het volgende:
  1. Seriri = Scheiden 
  2. Seiton = Schikken
  3.  Seiso = Schoonmaken
  4. Seiketsu = Standaardiseren
  5. Shitsuke = Stimuleren
Met behulp van onderstaande stappenplan heb je binnen no-time een opgeruimde werkplek. Het doel van dit plan is dat er alleen materialen of spullen aanwezig zijn die echt nodig zijn. Alles krijgt een vaste plek. Ook zie je meteen als er iets mist. Jouw werkplek moet op deze manier schoon worden én blijven. 

Aan de slag met de 5S methode

Stap 1. Begin met scheiden

Bij de eerste stap is de focus gericht op scheiden. Bekijk alle spullen op je werkplek. Wat heb je nodig en wat is nutteloos? Kijk ook vooral naar voorwerpen die je allang niet meer hebt gebruikt en dus overbodig zijn. 

Dit zijn spullen die als eerste weg kunnen. Gebruik je bepaalde spullen niet wekelijks? Kijk dan of dit ook weg kan. Je kunt deze spullen ook netjes bij elkaar opbergen. Als het goed is dan blijven er alleen de nodige spullen over. 

Stap 2: Werkplek opnieuw schikken

Bij stap twee geef je deze spullen weer een plek. Bij het opnieuw indelen van je werkplek is het belangrijk om elk voorwerp een logische maar vooral vaste plek te geven. Heb je bijvoorbeeld iets vaak nodig zoals een notitieblok of pen? Leg het dan dichtbij zodat je er makkelijk en snel bij kan.  

Ook is het goed om spullen bij elkaar te sorteren. Heb je bepaalde spullen nodig voor één handeling? Leg ze dan bij elkaar. Op deze manier kun je snel handelen als het nodig is. Je kunt je werkplek nu zo optimaal mogelijk indelen. Natuurlijk kun je je werkplek altijd nog aanpassen. Vooral als je er toch achter komt dat het niet voor jou werkt. 

Stap 3: Schoonmaken 

Alle spullen hebben een plek gekregen. Stap drie draait nu om het schoonmaken van je werkplek. 
Is jouw bureau door het scheiden en sorteren van alle spullen leger? Fijn; hoe leger, hoe beter. Een leeg bureau maak je nu eenmaal ook makkelijker schoon. 

Heeft jouw werk een schoonmaker? Én maak je nooit zelf je bureau schoon? Dan is het toch goed om hier je verantwoordelijkheid in te nemen. Haal zelf als het nodig is een doekje over jouw bureau. Doe dit bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag. Zo begin je de volgende dag weer met een schone lei. 

Stap 4: Maak het normaal

De eerste drie stappen zijn het begin naar een schone, nette werkplek. Het is belangrijk om jouw werkplek netjes te blijven houden. Vanaf nu moet het standaard worden dat je werkt in een nette omgeving. 

Stap vier is gericht op lange termijn. Het is natuurlijk niet zo dat het klaar is na één keer alles scheiden, schikken en schoonmaken. Maak van de eerste drie S’en een gewoonte om jouw werkplek zo geordend mogelijk te houden.

Stap 5: Blijven stimuleren

De laatste stap is eigenlijk een voortdurend proces. Je moet er natuurlijk voor zorgen dat je niet in je oude gewoonte valt. Is jouw werkplek na een mum van tijd weer rommelig? Leg anders voor jezelf vast wat er steeds gedaan moet worden, hoe vaak en wanneer je dit precies gaat doen. Op deze manier stimuleer je jezelf om je Tips 5S-methodete houden aan je eigen ‘clean desk policy’.

Tips 5S-methode

De volgende zes tips helpen jou een handje bij de 5S-methode: 
  1. Gebruik een opbergbak of brievenbak voor alle papieren. 
  2. Zet een prullenbak bij jou in de buurt. 
  3. Verminder het gebruik aan papier.
  4. Ruim onnodige rommel op.
  5. Bij twijfel gooi spullen alsnog weg. 
  6. Neem tijd om op te ruimen.
In vijf stappen en met bovenstaande zes tips werk je in een opgeruimde omgeving. Én kun je ervoor zorgen dat jouw werkplek ook netjes blijft; weer een methode om slimmer te werken. Succes! 

Vind op onderwerp

TIPS WERKEN SLIMMER METHODE