Over de functie van Junior Personal Assistant
Verantwoordelijkheden:
"Manage het directiesecretariaat" door efficiënte en effectieve secretariële ondersteuning van de Directie en de Personal Assistant.
Werkzaamheden/ taken:
- Zorgen voor telefonische bereikbaarheid van de afdeling;
- In- en externe correspondentie (brieven, memp's, rapporten, notities, mededelingen, aankondigingen, presentaties) waarbij op vertrouwelijke wijze dient omgegaan te worden met gevoelige informatie;
- Agenda en afsprakenbeheer en daarin prioriteiten stellen;
- Organiseren van reizen, vergaderingen etc.;
- Verzorgen van een correcte aanmelding en ontvangst van gasten;
- Factuurcontrole en uitboeken van facturen in het postverwerkingssysteem;
- E-mailbeheer en behandelen van e-mail correspondentie;
- Filteren van inkomend telefoonverkeer, post, berichten en overige correspondentie;
- Verzorgen van kilometerregistratie en onkostendeclaraties;
- Vaststellen, onderhouden en beheren van efficiënte operationele systemen, zoals archivering, lease-, arbeids-, huur-, inkoop-, en verkoopcontractadministratie, verzekeringenadministratie, notariële stukken, administratie en correspondentie management.
Rapporteert aan de Personal Assistant.
Onze ideale 'Junior Personal Assistant'
- MBO Secretarieel met minimaal 5 jaar relevante ervaring in een commerciële omgeving of HBO/WO met weinig werkervaring;
- Ruime ervaring en goede kennis van Microsoft Office (Outlook, WOrd, Excel, PowerPoint) en Visio Behendigheid met Internet;
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift;
- Moet de bereidheid hebben om ondersteunende taken uit te voeren.
Deze vacature is niet meer beschikbaar sinds
15-08-2005Kijk hier voor onze actuele vacatures
Heb je een vraag?
Bel of mail onze consultant:
