In 4 stappen naar een flexpool

In 4 stappen naar een flexpool
Met een flexpool kunt u diverse personeelsvraagstukken snel en gemakkelijk opvangen. Wanneer u tijdelijk personeel nodig heeft, met extra drukte, bij ziekte of verlof. 
Uw werkaanbod stemt u op deze manier af op de beschikbare capaciteit. De vraag is nu hoe je het best een flexpool kan opzetten? In dit artikel lopen wij vier stappen met u door. 

1. Het begint met inventariseren

Voor uzelf moet u eerst na gaan of u behoefte heeft aan een flexpool. Is het voor uw bedrijf nodig? Is het ook efficiënt én lost het uw vraagstuk op? Zet alle belangrijke punten op een rij en beslis op basis daarvan of het opzetten van een flexpool echt van belang is. 

De volgende vragen kunnen u hierbij helpen: 
  • Waarom wil ik een flexpool inzetten? Én wat is hier het doel van?
  • Kan ik het betreffende doel bereiken middels inzet van een flexpool? 
  • Maak ik momentaal al gebruik van flexibele medewerkers? Én hoe ziet dit eruit? 
  • Hoe ziet de huidige planning van mijn medewerkers eruit? Welk deel wil ik eventueel flexibel maken? 
  • Gaat het om een bepaalde functie of meerdere functies? Wat zijn hier de profielen van?
  • Zijn er in het werkaanbod pieken in vaste maanden of op vaste dagen? 
  • Wie betrek ik bij de opzet van de flexpool? Én wie geef ik straks de verantwoordelijkheid? 
2. De invulling van de flexpool
Bij de inventarisatie heeft u een goed beeld kunnen krijgen van de huidige situatie en wat eventueel de gewenste situatie moet zijn. De volgende stap is om de flexpool vorm te geven.  Een belangrijke vraag is wat de minimale en maximale benodigde capaciteit moet zijn in de pool. 

Bij deze stap gaat het dus om de berekening van de gewenste uren. Op deze manier kunt u na gaan wanneer u precies flexibele medewerkers nodig hebt. Het kan zijn dat er uiteindelijk verschillende flexibele schillen zijn. Natuurlijk is het van belang om de medewerkers zo optimaal mogelijk in te zetten: niet meer mensen dan nodig. 

3. Het proces van de flexpool
Met behulp van de vorige twee stappen kunt u grotendeels vaststellen hoe de flexpool er straks uitziet. In de derde stap gaat het om de procedure van de flexpool. Het is hierbij van belang om focus te leggen op de volgende belangrijke details: 
  • De beschikbaarheid van de medewerkers: hoe en wanneer wordt dit doorgegeven? 
  • Opvangen en inwerken van de nieuwe medewerkers: wie is/zijn daar verantwoordelijk voor? 
  • Bijhouden van de gewerkte uren: worden die afgetekend of middels een kloksysteem? 
  • Arbeidsduur: hoe lang blijven de medewerkers in dienst? 
  • Inzet flexpool: wordt de nieuwe pool direct ingezet of geleidelijk?
  • Plansysteem: is er een plansysteem nodig? 
Als er rekening is gehouden met bovenstaande zaken, dan is het tijd voor stap vier.

4. Werving van flexibel personeel 
De flexpool kan verder ingevuld worden: in de laatste stap draait het om de werving van personeel. Maak voor u zelf duidelijk naar wie u op zoek bent. Tip: Stel van tevoren een functieprofiel op zodat u op deze manier zo gericht mogelijk kandidaten kan werven. 

Bij een flexpool draait het om flexibiliteit. De arbeidsduur kan namelijk verschillen: per dag, week of maand. Uw nieuwe medewerkers moeten hier wel akkoord mee gaan. Ga dit van tevoren na zodat u achteraf niet voor verassingen komt te staan. 

Extra tip: Plan vaste momenten in met uw nieuwe medewerkers. Vraag wat ze van het werk vinden en of ze tevreden zijn met de huidige werkwijze. Op deze manier zorgt u voor extra binding en kunt u sneller schakelen als er toch iets misgaat. 

De Werkstudent is al jaren specialist in het beheren van flexpools inclusief het plannen daarvan. Voor diverse opdrachtgevers in groot Amsterdam beheren wij verschillende flexpools. Onze kennis en ervaring willen wij graag met u delen.

Toezicht houden 
Na de opzet van uw flexpool is het belangrijk om toezicht te (blijven) houden: loopt alles goed? Of zijn er zaken waar u tegen aan loopt? Houd de volgende zaken in ieder geval goed in de gaten: productiviteit, kwaliteit, werk, bezetting, uitstroom (voornamelijk ongewenst) en de instroom. Zo kunt u de kwaliteit van uw pool het beste bewaken. 

Werken met een flexpool
In vier stappen kunt u dus een flexpool opzetten: 
Stap 1: Inventarisatie
Stap 2: Invulling van de flexpool
Stap 3: Proces van de flexpool
Stap 4: Werving van flexibel personeel

Wilt u nu werken met flexkrachten? Of wilt u nadenken over een flexibele schil binnen uw bedrijf? Graag helpen wij u met uw vraagstuk. Bekijk voor meer informatie onze flexpool pagina of neem direct contact met ons op. 

Wilt u meer weten over flexpool? Én bent u benieuwd wat de voordelen zijn? Lees hier ons artikel waarin wij dé drie voordelen van een flexpool met u delen. 

Vind op onderwerp